Neispravno fakturisanje: Osam razloga zašto čekate duže nego što je potrebno na vaš novac.

Primalac fakture mora biti jasno označen. Zvuči jednostavno. Međutim, često se zanemaruje da oznaka kompanije nije samo naziv i adresa kompanije, već takođe mora uključivati i njen pravni oblik. Dakle, ako pošalješ fakturu samo na „Müller Maschinenbau“ umesto na „Müller Maschinenbau GmbH“, brzo će ti biti vraćena. Naravno, naziv kompanije mora biti tačan.

Gotovo nijedna kompanija verovatno neće zaboraviti da zapravo navede uslugu. Međutim, često su informacije koje se daju previše nejasne. Na primer, „isporuka robe“ nije dovoljna kao opis izvršenja. Takođe, nešto poput „tehničkog savetovanja i provere“ nije dovoljno ni za Savezni finansijski sud Nemačke. Kolektivni pojmovi poput „isporuka cveća“ su, međutim, prihvatljivi. U slučaju sumnje, bolje je biti previše precizan nego previše nejasan.

Da li su primalac kompanija i izvršenje ispravno opisani? To još uvek nije dovoljno za Poresku upravu. Da bi se osiguralo da fakture ne budu izdane dva puta, Poreska uprava zahteva da budu numerisane uzastopno. Ipak, možeš ponovo koristiti isti broj ako podeliš svoje fakture u oblasti, na primer, prema vrstama proizvoda ili regionima. Faktura označena kao „1_2019_isporuka drveta“ je stoga ispravno izdana faktura, kao i „1_2019_Severo-Zapad“. Iznimka od ovog pravila su iznosi manji od 250 EUR koji ne moraju imati uzastopne brojeve faktura.

U slučaju poreza na promet postoje dva izvora greške. Ne samo da kompanije zaboravljaju da navedu porez na promet u potpunosti, već takođe navode i netačnu stopu. U Nemačkoj, na primer, za neke kategorije proizvoda kao što su hrana i mnoge usluge poput novinarskog pisanja primenjuje se niža stopa poreza na promet od 7 procenata umesto uobičajenih 19 procenata. Ako netačno navedete stopu poreza na promet koja je previsoka, to je iznos koji ćete dugovati Poreskoj upravi.

Usput, ako izdajete fakture kompanijama u drugim zemljama EU, primalac usluge je odgovoran za porez – ali samo ako to navedeš na fakturi. Iz ovog pravila su izuzeti mali preduzetnici sa godišnjim prometom manjim od 17.500 EUR. U skladu sa članom 19. nemačkog zakona o porezu na promet, oni ne moraju da navode porez na promet. Međutim, mali preduzetnici moraju u fakturi uključiti napomenu o svojoj izuzeću od obaveze plaćanja poreza na promet.

Da li ste odobrili kredite ili popuste? Ako odobrite iznos svom ugovornom partneru, mora se izdati posebna faktura. Ako dodelite rabat ili popust, to mora biti uključeno u fakturu i jasno prepoznatljivo.

Bez obzira da li si slobodni radnik, vlasnik malog preduzeća, srednjeg ili velikog preduzeća, niko više ne treba da izdaje papirnu fakturu. Ovo je regulisano GoBD-om, nemačkim „Principima za pravilno upravljanje i čuvanje knjiga, evidencija i dokumenata u elektronskom formatu, kao i pristup podacima“. Ovi principi propisuju četiri uslova za elektronske fakture: nepromenljivost, potpunost, praćenje i dostupnost. Najčešći izvor greške je „nepromenljivost“. Fakture u Word ili Excel formatu smatraju se netačnim. PDF formati su opšte prihvaćeni, a za dodatnu sigurnost treba koristiti sigurniji PDF/A format.

Sam proces ispravke faktura sadrži izvore greške. Ako netačna faktura još nije uneta u knjige, možeš je jednostavno ponovo poslati. Međutim, ako je već uneta u knjige, moraš je pismeno otkazati, ponavljajući sve informacije koje su bile u originalnoj fakturi. Zatim moraš izdati novu, ispravnu fakturu sa novim uzastopnim brojem fakture.

Još jedna zamka se krije doslovno na kraju procesa fakturisanja: period čuvanja. Ako vaša kompanija bude podvrgnuta reviziji od strane Poreske uprave, sve fakture iz poslednjih 10 godina moraju biti dostupne, inače će Poreska uprava proceniti dugovani porez. A ono što mnogi ne znaju je da se ovaj period računa prema kraju računovodstvene godine. Dakle, moraš čuvati fakturu datiranu 1. januara 2012. ne samo do 1. januara 2022. već do 31. decembra 2022. godine.